Postępowanie powyżej tzw. progów unijnych obliguje zamawiającego do zastosowania elektronicznej platformy zakupowej. Firma składająca w ten sposób ofertę do postępowania, musi ją podpisać e-podpisem. Istotne jest to, że opatrzony tym podpisem może być skompresowany plik zawierający wszystkie dokumenty niezbędne do złożenia w przetargu, a nie każdy plik z osobna.
Podpis elektroniczny w zamówieniach publicznych został wprowadzony 18 października 2018r. Zgodnie z art. 10a ust. 5 ustawy Pzp wymaga się, aby JEDZ, oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu zostały sporządzone, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak wynika z ustawy, oraz aktów wykonawczych, dokumenty składane w postępowaniu muszą być podpisywane kwalifikowalnymi podpisami elektronicznymi przez osoby reprezentujące daną firmę.
Stan faktyczny
Przedmiotem zamówienia spornego przetargu było utrzymanie oraz modyfikacji systemu informatycznego dla jednego z sądów. Wartość szacunkowa przetargu kwalifikowała go do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym TED, a zatem obligowała zamawiającego do wprowadzenia formy elektronicznej. Składanie ofert odbywało się za pośrednictwem komercyjnej platformy zakupowej.
Wykonawca, będący stroną postępowania przed Izbą, przygotował wymagane przez zamawiającego dokumenty w formie elektronicznej, podpisem kwalifikowalnym opatrując pełnomocnictwo oraz JEDZ podmiotu trzeciego, który użyczał swoich zasobów. Wszystkie dokumenty, wymagane oświadczenia oraz ofertę wykonawca załączył na platformę za pomocą przycisku „złóż ofertę”. Postępując zgodnie z instrukcją, w kolejnym kroku wysłał ją – dzięki przyciskowi „wyślij ofertę”, oraz podpisał wybierając przycisk „podpisz”. Aplikacja, służąca do e-podpisu oferty, de facto podpisywała ostateczny plik, w którym spakowane zostały wszystkie wymagane przez zamawiającego dokumenty. Wykonawca otrzymał potwierdzenie podpisania oferty, zawierające wskazanie sum kontrolnych dla oferty i wszystkich jej załączników.
Zamawiający jednak nie uwzględnił tak przesłanej oferty, wnioskując że każdy dokument oferty powinien być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zdaniem zamawiającego złożono prawidłowy podpis wyłącznie pod pełnomocnictwem oraz JEDZ podmiotu trzeciego, pozostałe dokumenty jego zdaniem nie zostały podpisane. Ponadto E-podpis składany za pomocą aplikacji miał być rozumiany wyłącznie jako autoryzacja czynności składania oferty.
Wykonawca złożył odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej, powołując się na zapisy unijnego rozporządzenia 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (elDAS). Zauważył również, że doktryna podnosi, że zgodnie z możliwościami technicznymi oraz przyjętą praktyką podpisem elektronicznym można opatrywać zarówno pojedyncze dokumenty elektroniczna, jak i skompresowane paczki dokumentów. Natomiast zgodnie z definicją podpisu elektronicznego zawartą w przywoływanym rozporządzeniu, złożenie podpisu zarówno pod skompresowanym plikiem, jak i pojedynczym dokumentem postępowania rodzi taki sam skutek prawny. Podnosi również, że sam zamawiający w Rozdziale XVII pkt 5 SIWZ wymagał, aby oferta była przygotowana z zachowaniem postaci elektronicznej w formacie danych pdf, w jednym pliku. Skoro złożył podpis, zgodnie z Instrukcją, to należy uznać, że podpis ten został złożony pod całą ofertą.
„Złożenie podpisu czy to pod paczką, czy to pod każdym dokumentem z osobna wywołuje ten sam efekt. Podpis elektroniczny dotyczy bowiem danych jako takich, a nie plików bądź dokumentów. Innymi słowy, niezależnie od tego, czy dojdzie do podpisania każdego pliku z osobna, czy wszystkich plików łącznie poprzez podpisanie pliku skompresowanego, należy uznać, że podpis złożony pod zestawem plików (w tym ZIP) obejmuje całość zawartych w nim danych.” – argumentowała w odwołaniu firma.
Stanowisko Izby
Po przeanalizowaniu dokumentów, skład uznał, że oferta została prawidłowo podpisana. Istotny był fakt, że specyfikacja, poza wspomnianym zapisem w Rozdziale XVII pkt 5, nie zawarł żadnych wymagań odnoszących się do podpisu dokumentów elektronicznych. Ponadto, jak wynika z instrukcji platformy zakupowej wybranej przez zamawiającego, podpis elektroniczny ma być złożony przed samym przesłaniem oferty, i odnosi się do jej całości a nie poszczególnych dokumentów. Nadmienić należy, że również ustawa Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 1986 ze zm.) nie zakazuje takiego rozwiązania.
„Skoro z dokumentacji postępowania nie wynikał obowiązek podpisania oddzielnie każdego z załącznika oferty to złożenie przez Odwołującego podpisu pod wszystkimi dokumentami załączonymi w Systemie powoduje, że należy uznać, że złożona przez niego oferta spełniała wymóg określony w art. 10 a ust. 5 Pzp, bowiem została złożona w formie elektronicznej i została podpisane podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem. Tym samym oferta ta nie była sprzeczna z tym przepisem i nie podlegała odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 w zw. z art.10a ust. 5 Pzp, w konsekwencji czego Izba uznała, że Zamawiający naruszył powyższe przepisy poprzez ich zastosowanie w rozpoznawanej sprawie.– czytamy w uzasadnieniu wyroku.
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 18 czerwca 2019 r., sygn. akt KIO 1029/19.